Brak lub opóźnienie odnotowania zmian w rejestrze UPRP to realne ryzyko

Polskie prawo nakłada na właścicieli praw wyłącznych (znaków, wzorów, patentów) obowiązek odnotowywania w urzędowym rejestrze zmian zachodzących wewnątrz spółek, lecz nie wyznacza żadnego terminu na ich dokonanie. Działanie przedsiębiorcy w tym zakresie staje się niezbędne zwłaszcza, gdy zbliża się termin przedłużenia ochrony jego prawa własności intelektualnej.

Eksperci Urzędu Patentowego w momencie przedłużania ochrony oczekują udokumentowania przekształcenia własności prawa, jeżeli do takiej doszło. W przeciwnym wypadku należy liczyć się z tym, że prawo może zostać przedłużone tylko w imieniu tego podmiotu którego dane Urząd Patentowy posiada w swoich bazach.

Wielu przedsiębiorców zwleka z poinformowaniem UPRP o zaistniałych zmianach, nierzadko zupełnie lekceważąc tą kwestię. Dopiero w momencie przedłużania ochrony, np. do znaku towarowego, w imieniu nowego podmiotu, okazuje się, że większości przypadków jest to niemożliwe.

Utrzymanie prawa w mocy oznacza nie tylko uiszczenie należnej opłaty w wyznaczonym terminie ale również dopilnowanie, by rejestry urzędowe zawierały poprawne oraz uaktualnione dane spółki czy osoby fizycznej, na rzecz której zarejestrowano prawo. Często takie postępowanie wynika z nieświadomości, dlatego ważna jest ścisła współpraca między właścicielem prawa, a reprezentującym go pełnomocnikiem, co pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek oraz przygotować stosowną dokumentację na czas. Pełnomocnik poinformowany o zmianach w obrębie spółki skutecznie pokieruje dalszymi działaniami wskazując podjęcie odpowiednich kroków.

Brak możliwości przedłużenia ochrony prawa ze względu na nieaktualne dane w rejestrze to niestety nie jedyne ryzyko, które ponosi przedsiębiorca lub spółka opóźniając lub zaniedbując rejestrację zmian w Urzędzie Patentowym. Równie istotne jest posiadanie dokumentów uwierzytelniających zaistniałą zmianę w celu okazania ich urzędowi nawet wówczas, gdy spółka nie miała tego w planach. Każda zmiana dokonywana w obrębie przedsiębiorstwa powinna być utrwalona na piśmie i wymaga podpisów stron postępowania, a także niekiedy potwierdzenia notarialnego. Taki dokument stanowi dowód w każdym postępowaniu, także administracyjnym przed urzędami w kraju oraz za granicą.

Niestety zdarza się, że podmiot wnioskujący o rejestrację zmiany w Urzędzie Patentowym nie dysponuje dokumentem poświadczającym jej zaistnienie. W sytuacji gdy spółka przenosi prawa do swojego wynalazku, znaku, czy wzoru na rzecz innego podmiotu i zawiesza swoją dalszą działalność, a dokument cesji tego prawa zostanie zgubiony przez cesjobiorcę, udokumentowanie jego prawa staje się niemożliwe, a co za tym idzie nie da się udowodnić, że prawo posiada nowego właściciela. Cesjobiorca znajduje się wówczas w trudnej sytuacji, z której jedynym wyjściem jest odszukanie osób biorących udział w przeniesieniu rzeczonego prawa i zdobycie poświadczeń notarialnych wykazujących potwierdzenie zaistnienia zmiany. Taki proces dochodzenia swoich praw jest czasochłonny oraz mało komfortowy dla nowego właściciela, niemniej jednak to jedyna możliwość, by udowodnić przed UPRP  swoje prawo do własności intelektualnej. Dlatego też bezpieczniejszym rozwiązaniem jest pilnowanie przez każdą ze stron dokumentacji potwierdzającej zmianę dokonaną w obrębie spółki, a może przede wszystkim bezzwłoczne zgłoszenie jej w Urzędzie Patentowym.

Zaniechanie rejestracji zmian przed UPRP, czy to celowe czy wynikające z braku wiedzy na temat zarządzania prawami własności intelektualnej i przemysłowej, jest dość powszechnym zjawiskiem. Takie zaniedbanie, czy też łagodniej rzecz ujmując, niedopatrzenie, pociąga za sobą konsekwencje – konieczność prowadzenia wyjaśniającej korespondencji z Urzędem Patentowym, kosztami, a w ostateczności z utratę praw własności intelektualnej. Można uniknąć tych niedogodności informując UPRP o każdej dokonanej zmianie tuż po jej zaistnieniu.

Przeczytaj również: https://www.jwp.pl/zmiany-w-rejestrach-wymagania-i-postepowanie/