To zoom or not to zoom?
‘Expect the unexpected’ to maksyma przekazywana rzecznikom przed rozprawami w EPO przez tych, co mają doświadczenie w tej materii. Jest jedna szansa, bo rozprawa trwa do skutku i nie ma ‘drugiego podejścia’.
W marcu 2020 z powodu pandemii covid zamknęło nas w domu, ale w kalendarzu były zapisane terminy i trzeba było na cito ‘wynaleźć’ jakiś wynalazek żeby skutecznie pracować dalej.
Urzędy patentowe zamroziły na pewien czas terminy żeby nie upadły… Do rozpraw wtedy dla odważnych był tylko Skype for business [SfB] i brak praktyki jak technicznie sobie radzić zdalnie ponieważ ani w Monachium ani w Hadze rozprawy na żywo nie odbywały się.
Pierwszą swoją rozprawę online przed EPO [i pierwszą w 30 letniej historii JWP] tak właśnie prowadziłam. Hasła i linki bezpośrednio do ekspertów miały być substytutem podpisu a zamiast identyfikatora EPO trzeba było się wylegitymować dokumentem osobistym, zanim zaczęła się sama rozprawa. Pomocne okazało się mieć pod ręką 2 laptopy i cichą salę konferencyjną. Przyszli klienci, żeby obserwować i wspierać instrukcjami jak na żywo bronić zgłoszenia i jak na bieżąco poprawiać zastrzeżenia tak aby uzyskać patent o optymalnym zakresie ochrony. Patent europejski został udzielony i pierwszy raz mieliśmy w JWP rekordową ilość walidacji.
Obecnie rozprawy przed EPO odbywają się w większości on line [ponad 90%], tylko elektroniczne oprogramowanie zmienione zostało na platformę ZOOM, dzięki zaawansowanej opcji tłumaczeń na żywo i jednoczesnego udziału w rozprawie do 50 osób, nawet publiczność ma ułatwiony dostęp.
I kolejna moja rozprawa w procedurze Appeal odbyła się z wykorzystaniem Zooma co ułatwiało kontakt stronom postępowania: reprezentanci 2 oponentów i uprawnionego z panelem 3 ekspertów, w sumie kilkanaście osób przebywających w biurach i w prywatnych mieszkaniach [nawet eksperci], a jednak wszystko technicznie poszło sprawnie, mimo, że rozprawa trwała od rana do ok. 17tej i kilka razy ogłaszane były przerwy.
Zgodnie z zaleceniami i technicznymi wymogami EPO, wszyscy uczestnicy mieli słuchawki z mikrofonem, kamery oraz dodatkowy laptop i ekran do komunikacji ‘w pokojach’ poza ‘salą rozpraw’.
Ale dzięki decyzji Prezydenta EPO i kolejnego jej przedłużenia [na razie do końca maja 2022] działania pilotowego projektu VICO [pilot project for conducting oral proceedings in opposition by videoconference (VICO)] nie byliśmy przy obostrzeniach covidowych zmuszeni do ryzykownej podróży, spania w hotelach, no i koszty postępowania były tym samym zdecydowanie niższe. A inwestycja w słuchawki czy kamerę to inwestycja w biuro, i nie na raz.
Kolejnym uczestnikom rozpraw w systemie VICO doradzam przygotować się perfekcyjnie merytorycznie ale i technicznie, duży ekran a nawet dwa, co najmniej dwa laptopy, jeden na czas rozprawy jest stale zajęty komunikacją z ‘salą rozpraw’ i śledzi tok rozprawy, z niego też wysyła się maile z argumentami i poprawkami do panelu ekspertów [adres mailowy pełnomocnika stanowi odpowiednik jego podpisu] i nie należy z niego korzystać do innych celów, a drugi powinien służyć do komunikacji z klientem czy drugą osobą wspierającą merytorycznie z innego miejsca. Idealnie jest mieć dodatkową kamerę a nie tylko z laptopa ale zdecydowanie ważniejszy jest porządny mikrofon na łączu USB a nie bluetooth [taki szumi i nie nadaje się do tłumaczeń], może być zewnętrzny albo razem ze słuchawkami.
Stabilny internet z kabla/światłowodu to ‘must have’. Ważne jest też żeby wkoło było cicho i nie było nic, co rozprasza w trakcie rozprawy [dzieci, pies czy kot]. Ponieważ wszyscy uczestnicy na rozprawie są w tej samej sytuacji (często w domu) to ma znaczenie jak nas widzą – co jest za nami. Jeżeli mamy zamiar udostępniać nasz ekran komputera to trzeba wiedzieć co na nim widać (ikonki, inne pliki) i umieć szybko wyszukać potrzebną informację.
Termin rozprawy podawany jest przez EPO z dużym wyprzedzeniem i wiadomo, że rozprawa potrwa długo, nawet do późnego wieczora i to też trzeba uwzględnić w swoich planach i przygotowaniach – coś pod ręką do picia, termos i szybki lunch. Najlepiej się komunikować z innymi stronami nie tylko słowem ale choćby machając ręką do kamery, co od razu zwraca uwagę przewodniczącego rozprawy, możemy też w każdej chwili tak poprosić o przerwę.
Spodziewaj się niespodziewanego, ciekawe co nowego przyniesie czas… Czekam już na kolejną rozprawę. To zoom or not to zoom? On-line czy na żywo?
Tym razem, prawdopodobnie, dołączę do VICO jako publiczność by śledzić losy patentu podstawowego dla swojego zgłoszenia SPC w Polsce.
Artykuł ukazał się 22 marca 20022r. w Rzeczpospolitej, Prawo w firmie.
