Tłumaczenia „poświadczone”, „przysięgłe” czy „zwykłe”? Przewodnik po formalnościach
Świat stał się mniejszy, nikogo dziś już nie zaskakuje praca w Niemczech, studia w Hiszpanii czy ślub we Włoszech. Coraz częściej żyjemy, uczymy się i pracujemy poza granicami kraju. Dobra znajomość języków obcych stała się normą i nieodłączną częścią codzienności. Czasem jednak nawet biegła znajomość języka nie wystarcza, zwłaszcza gdy zachodzi potrzeba przedłożenia aktu urodzenia, świadectwa, dyplomu czy umowy. W takich momentach, gdy okazuje się, że formalności są nieuniknione, nawet precyzyjnie wykonane tłumaczenie nie jest wystarczające. Aby dokumenty zostały poprawnie rozpatrzone i uznane przed dany urząd czy instytucje, warto wiedzieć, jakie są wymagania formalne, który rodzaj tłumaczenia wybrać i w jakich sytuacjach potrzebne jest poświadczenie tłumacza przysięgłego?
Jak podaje słownik języka polskiego PWN wyrażenie „przysięgły” oznacza: uprawniony do wykonywania pewnej funkcji na podstawie urzędowo złożonej przysięgi. Zatem tłumacz przysięgły to osoba uprawniona przez Państwo do wykonywania tłumaczeń dokumentów o charakterze urzędowym.
Tłumacz przysięgły specjalizuje się w przekładzie m.in. dokumentów urzędowych, procesowych czy sądowych. Z prawnego punktu widzenia, jest to zawód zaufania publicznego, a osoby wykonujące go posiadają uprawnienia do sporządzania i poświadczania tłumaczeń, odpisów pism w języku obcym, ale też sprawdzania i poświadczania odpisów pism, sporządzanych w danym języku obcym przez inne osoby, a także do wykonywania tłumaczeń ustnych. Do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wymagane jest zdanie egzaminów państwowych (pisemnego i ustnego) oraz złożenie przysięgi. Wówczas tłumacz zostaje wpisany na listę tłumaczy przysięgłych i jest zobowiązany do rzetelnego wykonywania powierzonych mu zadań zgodnie z zasadami[1] wynikającymi z Ustawy z 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz.U.2019.1326 t.j. z dnia 17 lipca 2019 r., dalej zwana „UZTP”)[2]. Ustawa ta określa warunki uzyskania uprawnień do wykonywania zawodu, zakres czynności, jakie może wykonywać tłumacz, jego obowiązki, a także zasady nabywania i utraty tego prawa.
Tłumacz przysięgły jest również zobligowany do prowadzenia repertorium[3] czyli obowiązkowego rejestru, w którym zapisuje wszystkie wykonane tłumaczenia poświadczone pieczęcią lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Warto wiedzieć, że status prawny tłumacza nie jest uregulowany we wszystkich krajach Europy jak np. Cypr, Grecja czy Irlandia albo nie funkcjonuje w takiej formie jak w Polsce. Niejednolitość ta dotyczy nawet samego nazewnictwa tłumacza, który urzędowo poświadcza wykonane tłumaczenia. W Polsce tłumacz sądowy zawsze jest tłumaczem przysięgłym natomiast np. w Holandii nie każdy tłumacz sądowy jest przysięgłym, z kolei w krajach skandynawskich używa się pojęcia „tłumacz urzędowy” lub „tłumacz autoryzowany”. Kilka krajów Europy (Szwecja, Austria, Norwegia, Holandia) wprowadza wyraźne rozróżnienie na tłumaczy przysięgłych ustnych i pisemnych. Przykładowo w Szwecji funkcjonuje wyraźny podział na tłumaczy ustnych i pisemnych, odpowiednio tłumacz urzędowy słowa żywego (auktoriserad tolk) i tłumacz urzędowy słowa pisanego (auktoriserad översättare).[4] Różnice między krajami dotyczą jednak nie tylko nazewnictwa czy zakresu uprawnień tłumaczy lecz także sposobu poświadczania tłumaczeń. Odmienne są m.in. treść i forma klauzuli poświadczającej, zasady jej stosowania, a także wymogi formalne wobec samego tłumaczenia. W poszczególnych państwach różni się również wygląd i sposób użycia pieczęci tłumacza.[5]
Czym jest „tłumaczenie przysięgłe” ?
Co ciekawe, „tłumaczenie przysięgłe” to nazwa potoczna. Utrwaliło się prawdopodobnie dlatego, że kojarzymy je bezpośrednio z osobą tłumacza przysięgłego. Nie pojawia się jednak w ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego. Prawidłowe określenie to „tłumaczenie poświadczone” albo „tłumaczenie uwierzytelnione”. Czasem możemy spotkać również określenie „tłumaczenie urzędowe”.
Tłumaczenie poświadczone to oficjalny przekład dokumentu wykonany przez tłumacza przysięgłego, opatrzony jego pieczęcią, podpisem i adnotacją potwierdzającą zgodność z oryginałem.
Czym charakteryzuje się tłumaczenie poświadczone?
Tłumaczenie uwierzytelnione jest obwarowane wieloma zasadami, które muszą być przestrzegane przez tłumaczy przysięgłych. Szczegółowe wytyczne dotyczące wykonywania takich przekładów określa „Kodeks zawodowy tłumacza przysięgłego”[6] zatwierdzony przez TEPIS (Polskie Towarzystwo Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych).
Charakterystyczną cechą tłumaczeń uwierzytelnionych jest formuła poświadczająca[7], umieszczona pod przetłumaczonym tekstem. Musi być ona w języku docelowym tłumaczenia, aby czytelnik bez problemu ją zrozumiał. Formuła obejmuje następujące elementy:
- poświadczenie zgodności tłumaczenia z oryginałem lub kopią dokumentu (kserokopią, skanem, wydrukiem komputerowym itp.);
- imię i nazwisko tłumacza oraz jego numer na liście tłumaczy przysięgłych, zaczynający się od „TP” (np. TP/44/44);
- numer tłumaczenia nadany w repertorium tłumacza przysięgłego;
- miejsce i datę sporządzenia tłumaczenia;
- pieczęć i podpis tłumacza.
Zgodnie z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego z 2004 roku, tłumaczenie przysięgłe może być sporządzone nie tylko w tradycyjnej formie papierowej, lecz także w wersji elektronicznej. Dokument taki, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza, ma pełną moc prawną i spełnia wszystkie wymogi formalne. Tłumaczenie w takiej formie pozwala na szybkie i bezpieczne przesyłanie dokumentów, co jest szczególnie wygodne dla osób i firm działających międzynarodowo.
Przetłumaczony dokument ma tę samą wartość prawną, co jego oryginał. Co ważne, tłumacz przysięgły odpowiada prawnie za poprawność przekładu i to nie tylko językową, ale również merytoryczną. Tłumaczenie zwykłe, choć równie dokładne nie ma tej mocy prawnej.
Kiedy tłumaczenie poświadczone jest potrzebne?
W celach prywatnych często potrzebujemy go w sytuacjach związanych z urzędami i instytucjami publicznymi, czyli np. w celu przetłumaczenia dokumentów stanu cywilnego takich jak akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu, a także zaświadczeń o zameldowaniu, świadectw szkolnych, dyplomów, certyfikatów językowych czy zaświadczeń o niekaralności.
Osoby planujące wyjazd do pracy lub nauki za granicą zazwyczaj muszą przedstawić tłumaczone przysięgle dokumenty edukacyjne lub zawodowe. Równie często tłumaczenie poświadczone potrzebne jest przy rejestracji samochodu sprowadzonego z innego kraju lub w postępowaniach sądowych i notarialnych (pozwy, wyroki sądowe, pouczenia), gdzie każdy dokument musi mieć potwierdzoną moc prawną. Niejednokrotnie dokumentacje medyczne potrzebne za granicą również wymagają tłumaczenia poświadczonego. W takiej sytuacji, lekarze zazwyczaj wymagają przedstawienia tłumaczenia uwierzytelnionego dokumentów takich jak: karta pacjenta, wyniki badań, wypis ze szpitala, skierowanie na dalsze badania, recepty oraz wszelkiego rodzaju zaświadczenia o przeprowadzonych konsultacjach lub przyjmowanych lekach.
Tłumacze przysięgli są niezbędni, gdy osoba uczestnicząca w postępowaniu karnym nie włada językiem polskim w wystarczającym stopniu. Dotyczy to przede wszystkim podejrzanych i oskarżonych (czyli cudzoziemców, przeciwko którym toczy się postępowanie), ale też świadków czy pokrzywdzonych, jeżeli nie znają polskiego. Zasada ta wynika z polskiego prawa oraz prawa Unii Europejskiej. Już na etapie zatrzymania lub pierwszego przesłuchania, organy ścigania mają obowiązek wezwać tłumacza w sytuacji, gdy osoba nie mówi po polsku. Tłumacz uczestniczy w czynnościach procesowych takich jak przesłuchania, składanie zeznań, ogłaszanie zarzutów, czynności z udziałem biegłych (np. okazanie lub badanie przez psychologów czy psychiatrów), czyli wszędzie tam, gdzie konieczna jest komunikacja między organami ścigania a osobą niemówiącą po polsku.
Firmy z kolei korzystają z usług tłumaczy przysięgłych przy przygotowywaniu umów handlowych, dokumentów rejestrowych, sprawozdań finansowych czy certyfikatów zgodności oraz różnego rodzaju zaświadczeń (np. REGON, NIP, KRS). W obrocie międzynarodowym tłumaczenie poświadczone jest często wymagane przez urzędy celne, banki, kontrahentów lub instytucje przetargowe. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo, które chce działać na rynkach zagranicznych, nie może obyć się bez tłumacza przysięgłego.
Tłumaczenia poświadczone w Polsce i za granicą
Warto wiedzieć, że tłumaczenie przysięgłe wykonane w Polsce nie zawsze będzie automatycznie uznane w innym kraju. Jak już wiemy każde państwo ma własne przepisy dotyczące poświadczania dokumentów. W wielu przypadkach, aby dokument z Polski był ważny za granicą, musi zostać opatrzony klauzulą apostille, czyli specjalnym poświadczeniem potwierdzającym autentyczność dokumentu. Apostille umożliwia używanie dokumentów urzędowych (np. aktów stanu cywilnego, dokumentów sądowych, dyplomów, pełnomocnictw) za granicą (w krajach będących stronami Konwencji haskiej). W krajach, które nie są stroną Konwencji Haskiej[8], wymagana może być legalizacja konsularna. Dlatego zanim zlecimy tłumaczenie warto sprawdzić, jakie wymogi obowiązują w danym państwie. Dobre biuro tłumaczeń lub doświadczony tłumacz przysięgły pomoże ustalić, czy dokument wymaga dodatkowego poświadczenia, by został uznany przez zagraniczny urząd.
Tłumaczenie przysięgłe ma z jednej strony znaczenie prawne, ponieważ sprawia, że dokument przetłumaczony na inny język zyskuje moc prawną i może być uznany przez instytucje, a także jest też formą zabezpieczenia, wynikającego z faktu, że tłumacz przysięgły ponosi odpowiedzialność zawodową za każdy błąd, w związku z czym dokumenty są przygotowywane z najwyższą starannością. Daje to gwarancję, że dane osobowe, kwoty, daty i inne szczegóły pozostaną bezbłędne i spójne z oryginałem, a także są traktowane jako poufne.
[1] Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego, Rozdział 3.Zasady wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego, [dostęp 05.11.2025]
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/zawod-tlumacza-przysieglego-17146815/roz-3
[2] TEPIS POLSKIE TOWARZYSTWO TŁUMACZY PRZYSIĘGŁYCH I SPECJALISTYCZNYCH, Definicja zawodu tłumacza przysięgłego i tłumaczenia poświadczonego, [dostęp 05.11.2025]
https://tepis.org.pl/definicja-zawodu-tlumacza-przysieglego-i-tlumaczenia-poswiadczonego/
[3] Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego, Rozdział 3.Zasady wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego, Art. 17 Open LEX, Dziennik Ustaw, Zawód Tłumacza przysięgłego [dostęp 05.11.2025]
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/zawod-tlumacza-przysieglego-17146815/art-17
[4] A.D.Kubacki TŁUMACZENIA POŚWIADCZONE Status, kształcenie, warsztat i odpowiedzialność tłumacza przysięgłego. (Warszawa 2012) S. 41-42, S.48, S.59
[5] Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. Departament Spraw Obywatelskich, (Warszawa 27.02.2015)
[6] Kodeks zawodowy tłumacza przysięgłego, (Warszawa 2018) TEPIS
[7] Ministerstwo Sprawiedliwości, Klauzula poświadczająca (2016-10-13)
[8] Konwencja Haska dnia 5 października 1961 r., Dz.U. 2005 nr 112 poz. 938
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20051120938/O/D20050938.pdf
